Цели:

научить учащихся выделять информационно-справочные документы среди управленческой документации,

сформировать навыки составления и оформления информационно-справочных документов,

воспитывать у учащихся интерес к профессии делопроизводителя, бережное отношение к оргтехнике.

Обеспечение: разноуровневые индивидуальные карточки, текстовый процессор.

Тип урока: занятие усвоения знаний на основе имеющихся.

Форма организации: фронтальный опрос, самостоятельная работа.

Межпредметные связи: Основы современной оргтехники, Основы редактирования документов.

Учащиеся должны знать:

Понятия документ, реквизит,

Состав и назначение реквизитов документов,

Определять классификацию ОРД и информационно-справочную документацию.

Учащиеся должны уметь:

Составлять управленческие документы,

Оформлять документы согласно ГОСТ, используя ПК, текстовый процессор,

Редактировать, форматировать сохранять документы на ПК.

План урока:

1.Орг момент.

2.Повторение ранее изученного.

3.Изложение нового материала.

4.Закрепление данного урока.

5.Итог урока, оценивание работ учащихся.

6.Задание на дом.

Ход урока

I. Оргмомент.

II. Повторение раннее изученного.

– В течении ряда уроков мы с вами изучали управленческие документы. Осваивали составления и оформления этих документов. Давайте сейчас еще раз вместе вспомним управленческие документы.

– ? Какую классификацию документов вы знаете?

– К доске приглашаются 2 человека, которые заполнять группы ОРД. (записывают самостоятельно у доски)

– А мы с вами устно вспомним организационно-распорядительные документы.

Вопрос – ответ:

1.Как называется документ, в котором определяется должностные обязанности работника учреждения? (должностная инструкция)

2.Назначение распорядительных документов? (управление предприятия)

3.Из каких частей состоит текст распорядительного документа приказа? (констатирующей и распорядительной)

4.Назовите правовой документ, определяющий порядок образования, компетенцию, функции, задачи организации (учреждения, предприятия)? (устав)

5.В каком документе определяется фонд заработной платы каждого сотрудника? (штатное расписание)

6.Какие способы расположения реквизитов вы знаете? (центрированное, флаговое)

7.В каком документе отсутствует реквизит «Наименование документа»? (письмо)

8.Сколько реквизитов установлено ГОСТом для оформления управленческих документов? (ГОСТ 1997-29, ГОСТ 2003-30).

9.Какие новые реквизиты были включены ГОСТом 2003г.? (ОГРН – основной государственный регистрационный номер налогоплательщика, ИНН – идентификационный номер налогоплательщика)

III. Изложение нового материала.

– Сегодня на уроке мы с вами познакомимся с информационно-справочными документами, правилами их оформления.

– Как вы думаете, какие документы относятся к информационно-справочным?

– Для чего нужны данные документы?

– Какая общая функция этих документов?

СПРАВКА – это документ, содержащий информацию по какому- либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

– ? Встречались ли вы с данным видом документа?

По содержанию справки бывают двух видов:

1.удостоверяющие юридический факт (выдаются гражданам, другим организациям),

2.информационного характера – подтверждающие события производственной деятельности, ход работы.

Образец справки – приложение 2.

Правила оформления:

На общем бланке А4 или А5.

Реквизиты:

Наименование организации (автора)

Наименование вида документа

Дата

Регистрационный номер

Место издания

Адресат

Заголовок к тексту (А4)

Текст (в виде таблицы, разделы, пункты)

Отметка о наличии приложения

Подпись

Печать

ТЕЛЕГРАММА – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

– ? Вы наверняка встречались с телеграммой, что можете сказать о данном документе?

Образец телеграммы – приложение 2.

Правила оформления:

На общем бланке А4.

Реквизиты

Наименование вида документа

Категория телеграммы (обычная, срочная, международная, правительственная и т.д.)

Адресат (чисто условно)

Текст (особый телеграфный стиль – отсутствуют союзы, предлоги, частицы, кроме «не», числа прописью, знаки препинания – ЗПТ, ТЧК, ДВТ, КВЧ)

Фамилия руководителя подписавшего телеграмму (м.б. должность)

_______________________________________________________

– Данная часть телеграммы печатается заглавными буквами, без абзацев, через 1,5 – межстрочных интервала, и отчерчивается разделяющей линией.

– Под чертой оформляются реквизиты, которые не передаются по телеграфу.

Адрес и наименование организации отправителя

Подпись

Дата

Печать

АКТ – это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначенные приказом руководителя и подтверждающий установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия (организации, учреждения).

– В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

Акты по результатам обследования или ревизии,

Акты приема- передачи,

Акты об испытаниях новых изделий и т.д.

Образец акта – приложение 2.

Правила оформления:

На общем бланке формата А4.

Реквизиты

Гриф утверждения

Наименование документа

Дата

Регистрационный номер

Место издания

Заголовок к тексту

Текст

Отметка о наличии приложения

Подпись

Отметка об исполнителе

Текст акта:

1-я часть ВВОДНАЯ – указывается основание для составления акта (№ и дата приказа на основании которого была создана комиссия, перечисляются председатель, члены комиссии),

2-я часть КОНСТАТИРУЮЩАЯ – излагаются цели и задачи составления акта и установленные факты и выводы.

– Количество экз. определяется количеством заинтересованных сторон, указывается кому передан каждый экземпляр акта.

– Подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

– Акт, вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (нарушение трудовой дисциплины, невыполнения поручений).

Образец объяснительной записки – приложение 2.

Правила оформления:

На общем бланке формата А4, Способ оформления: при помощи ПК и рукописным способом.

Реквизиты

Адресат

Наименование должности И.О. Фамилия (дат падеж)

Наименование документа

Текст (д.б. объективным, убедительным, давать четкие разъяснения)

Подпись (должность составителя)

Дата

IV. Закрепление.

– Итак, давайте ответим на вопросы поставленные в начале

– «Какие документы относятся к информационно-справочным?»

(ответы учащихся)

– «Какая общая функция, назначение информационно- справочных документов?»:

(ответы учащихся)

Ответы:

1.содержат информацию о фактическом положении дел,

2.служат основанием для принятия распорядительных документов.

Самостоятельная индивидуальная работа:

– Каждый выбирает карточку с заданием А, В, С в зависимости от своей оценки усвоенных знаний сегодняшнего урока.

– Задание выполняется за ПК. !(если технические условия не позволяют, то задания выполняют на отдельных листах рукописным способом)!

– Выбор разноуровнего задания фиксируется в протоколе. (приложение 1)

V. Итог урока.

– Оценивание учащихся по результатам выполненных работ.

VI. Домашнее задание.

– Оформить письмо, руководствуясь ОК по составлению управленческих документов, тематика по выбору.

Урок окончен! Спасибо за работу!

Список используемой литературы:

1.Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство» – Спб.: 2003.

2.М.И. Басаков «Делопроизводство»– Р-н-Д: Феникс, 2007.

3.Т.В. Кузнецова «Секретарское дело» – М.: 2006.

Приложение 1

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько

Секретарь – М.П. Ягодкина

Присутствовали: 16 человек (список прилагается)

                         или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
2. О …
Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Секретарь М.П. Ягодкина

Приложение 2

Объяснительная

По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее:

По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений.

По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки.

По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами.

Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было.

По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П.

По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П.

АКТ

приема-передачи документов

г. ________________ « » _________________ 20__г.

_______________________________в лице ________________________________________, с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________, с другой стороны, принял следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы: Принял документы:

__________________ / / _____________________ / /

М.П. М.П.

Образец телеграммы юридическому лицу:

Ф.ТГ-1а

ООО "ЛОГОС"

190000 Санкт-Петербург
Невский пр., 1, офис 56
Тел. 600-00-00
Факс 600-00-01

Исх. 199
От 15 марта 2007г.

В Генеральное консульство Италии
в Санкт-Петербурге

Визовый отдел

С П Р А В К А

Дана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в ООО "Логос" с 01 апреля 1998 года по настоящее время в должности переводчика. Среднемесячный заработок Иванова И.И. за 2007 год составил 16879 рублей.

На время поездки в Италию с 20 марта по 27 марта 2007 года Иванову И.И. будет предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места.

Сферой деятельности ООО "Логос" является предоставление переводческих услуг.

Генеральный директор (подпись) И.П. Петров

Главный бухгалтер (подпись) М.И. Смирнова

Печать